Kuinka siirtyä sujuvasti paperittomaan toimistoon tekniikan avulla

Paperittomat toimistot ovat tällä hetkellä muotia, ja ne lupaavat paljon joustavamman työskentelytavan, pienemmän hiilijalanjäljen sekä parempaa ja hallittavampaa dataa. Jos kamppailet tällä hetkellä papereiden ja asiakirjojen kasojen kanssa ja jonka arkistokaapeista valuu ei-toivottuja asiakirjoja, olet epäilemättä erittäin innoissasi tästä mahdollisuudesta ja olet kiinnostunut siirtymään itse. Ainoa ongelma on, että se on myös melko pelottava siirtymä. Paperittomaan toimistoon siirtyminen ei vain tunnu suurelta muutokselta, vaan se näyttää myös kauhean suurelta työltä: jos kaikki tietosi ovat tällä hetkellä painetuissa asiakirjoissa, miten siirryt kaikki nuo arkit digitaalisiin tiedostoihin ilman kuluja. tuntia tehdä sitä?
Hyvä uutinen on, että tämä ei itse asiassa ole niin vaikea tehtävä kuin miltä se saattaa aluksi näyttää, sinulla on vain oltava oikea tekniikka, joka voi auttaa sinua tekemään vaihdon.
Skannerit
Ensimmäinen asia, jonka haluat tehdä tämän muutoksen, on skanneri. Skannerin avulla voit skannata asiakirjasi ja tallentaa ne tiedostoiksi. Nyt tämä kestäisi pitkään käytettäessä perinteisiä “tasaskannereita”, mutta onneksi on olemassa paljon helpompi tapa: käyttää kannettavia skannereita. Kannettavat skannerit ovat paljon pienempiä, yleensä tarpeeksi pieniä, jotta niitä voidaan pitää yhdessä kädessä, ja niissä on yleensä paperinsyöttö, jonka avulla voit syöttää joukon asiakirjoja ja ne skannataan automaattisesti yksi kerrallaan. Tämän lisäksi ne skannaavat myös kaksipuolisesti, ja niissä on yleensä OCR (optinen merkintunnistusohjelmisto), jonka avulla ne voivat tallentaa asiakirjat paitsi kuvina, myös itse asiassa muokattavina Word-asiakirjoina kuvien liitteenä. Jotkut jopa järjestävät asiakirjat asianmukaisiin kansioihin, kun ne skannataan.
Pilvi
Kun kaikki nämä tiedot on skannattu, on tärkeää varmistaa, että pidät ne turvassa ja annat ne kaikkien laitteidesi ja koko henkilöstösi saataville. Tässä tulee esiin jonkinlaisen pilvitallennustilan hankkiminen – mikä voi tarkoittaa pelkän pilvitallennustilan käyttöä tai tallennustilaa sisältävien muistiinpanosovellusten, kuten Evernoten, käyttöä. Suosittuja vaihtoehtoja saada paljon tilaa verkossa ovat Google Drive, One Drive ja Dropbox. Jokaisella on omat etunsa, joten sinulle sopiva vaihtoehto riippuu mieltymyksistäsi ja erityistarpeistasi.
Laskut
Määritä seuraavaksi kaikki laskusi lähetettäväksi sähköpostitse. Tämä koskee energialaskuja, tiliotteita ja jopa freelancereiden laskuja. Näin vältyt joutumasta takaisin tilanteeseen, jossa sinulla on satoja asiakirjoja lajiteltavana.
Asiakirjan tuhoaminen
Lopuksi ollaksesi todella paperiton, sinun on sitten päästävä eroon skannatusta ja lataamastasi paperista. Etsi  joiden pitäisi pystyä käsittelemään asiakirjojen joukkotuhoa, jotta voit vapautua ja aloittaa työskentelyn mistä tahansa ilman, että olet painavien, tuhlattujen ja tilaa vievien asiakirjojen pinojen sitomana. Tervetuloa tulevaisuuteen!